Bestehende Prozesse digitalisieren: Nur keine Hemmungen

Das leidige Zitat mit den Scheiss-Prozessen

Ein deutscher Telekom CEO hat mal gesagt „Wenn Sie einen Scheiss-Prozess digitalisieren, dann haben Sie halt einen Scheiss-digitalen-Prozess“. Den Namen des Mannes kennt zwar kaum jemand, doch die Aussage blieb in vielen Köpfen haften und wird vielfach rezitiert – und mit jeder Wiederholung wird sie weniger hinterfragt. Das Resultat: Oft kommt das Gefühl auf, erst die Prozesse perfektionieren zu müssen, bevor man sie digitalisieren kann. Und die Motivation ein solches Projekt anzugehen ist meist gering.

Es gibt Gründe wieso Ihre Prozesse sind, wie sie sind

Ich unterstelle den meisten Unternehmen mal, dass sie nicht willentlich sch… – sagen wir doch schlechte – Prozesse haben. Oftmals sind es historisch gewachsene Gebilde, Sachzwänge oder ganz einfach kostengetriebene Entscheide, welche die Prozesse geformt haben. Daten werden beispielsweise doppelt erfasst oder müssen aus mehreren Quellen zusammengesucht werden, Informationen sind auf Papier abgelegt und die Intelligenz der Prozesse ist in den Köpfen einiger weniger Mitarbeitenden „gespeichert“.

Starten Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse, so wie sie heute sind

Wenn Sie nun einen Prozess so nehmen, wie er heute aufgebaut ist und ihn mit digitalen Tools abbilden, so werden Sie automatisch darauf kommen, beispielsweise Ihre Daten zentral zu speichern und via Schnittstellen verschiedenen Anwendungen zugänglich zu machen. Sie werden versuchen repetitive Aufgaben zu automatisieren und die gewonnenen Daten nutzen, um systematische Kontrollen einzubauen. So wage ich zu behaupten, dass man jeden Prozess durch die Digitalisierung hinsichtlich Effizienz, Qualität und Benutzerfreundlichkeit verbessern kann.

Kontinuierliche Optimierung anstatt anfänglicher Perfektionismus

Die gewonnene Datenbasis kann dazu genutzt werden, einen Prozess laufend weiter zu optimieren, ja schlussendlich vielleicht sogar selbstlernend zu machen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich aus der „reinen“ Digitalisierung eines bestehenden Prozesses meist bereits die Ideen für weitere Optimierungen oder gar neue Anwendungen ergeben.

Nehmen Sie sich also einen ersten Prozess vor. Verschwenden Sie nicht zu viele Gedanken an den Prozess selber, sondern zeichnen Sie ihn einfach auf. Überlegen Sie sich nun, wo Sie digitale Hilfsmittel einsetzen könnten. Der Rest ergibt sich dann (fast) von selbst. Und wenn nicht: Wir helfen gerne dabei.